親の介護が始まってから、想像していた以上に増えたものの一つが書類でした。
介護保険関係の書類、病院の領収書、介護サービスの領収書、医療費控除で確認したい書類など、種類が違うものが次々に増えていきます。
最初のうちは、
「必要になったら探せばいいだろう」
くらいに思っていても、数が増えてくると、
「これは医療の書類だったか、介護の書類だったか」
「去年の領収書はどこに入れたか」
と探すだけでも大変になってきます。
私の場合は、最終的に医療・介護・医療費控除用を分け、さらに家族別・年別に整理する方法に落ち着きました。
この記事では、介護をする中で実際にどのように書類を整理していたのか、家族の立場からまとめます。
※必要な保存期間や扱いは書類によって異なります。この記事で紹介する整理方法は、私の家庭で実際に行っていた方法です。
介護が始まると書類は少しずつ増えていった
介護が始まった直後から、いきなり大量の書類が一度に届いたわけではありません。
ただ、
- 介護保険関係の書類
- 医療関係の書類
- 病院や薬局の領収書
- 介護サービスの領収書
- 確定申告で確認したい書類
などが少しずつ増えていきました。
一枚一枚だけを見ると、それほど管理が大変には見えません。
しかし介護は一度の手続きで終わるものではなく、その後も新しい書類が増えていきます。
私は途中から、
「とりあえず全部同じ場所へ入れる」という方法では後で困る
と感じるようになりました。
私はまず「医療・介護・医療費控除用」に分けた
私の場合、書類整理の基本にしたのが、
- 医療関係
- 介護関係
- 医療費控除で確認するもの
の3つに分ける方法でした。
それぞれクリアファイルを用意して、まず大きく分類しました。
細かく分類しすぎると、今度は
「これはどこへ入れるのだろう」
と迷ってしまいます。
そのため、最初の段階では細かく分けすぎず、
医療なのか、介護なのか、確定申告で確認するものなのか
という大きな区分にしました。
このくらいの分け方の方が、私には続けやすかったです。
医療費は「家族別」と「年別」に分けると探しやすかった
医療関係の書類については、家族ごとに分けたうえで、年単位でも整理していました。
介護をしている本人だけではなく、家族分の医療費を確認することもあったためです。
特に医療費控除を確認するときは、対象となる医療費を年単位で見直すことになります。
医療費控除は、その年の1月1日から12月31日までに実際に支払った医療費が基本となります。
そのため私は、
「誰の書類なのか」
「何年分なのか」
が分かる状態にしておくことを重視しました。
後から領収書をまとめて確認するときも、全部が一つの束になっているより探しやすくなりました。
介護保険関係の大事な書類は一か所にまとめた
介護関係では、普段何度も見る書類と、あとから必要になる可能性がある書類があります。
私の場合、介護保険関係の書類はクリアホルダーなどにまとめ、収納ケースの中で家族ごとに場所を分けていました。
特に、
- 介護保険の被保険者証
- 負担割合を確認する書類
- 手続きに関係する通知
などは、
「どこへ置いたか分からない」
という状態にならないよう、一か所にまとめることを意識していました。
収納用品そのものは特別なものではありません。
私は複数段の収納ケースを使い、家族ごとに引き出しを分けていました。
大切だったのは収納用品よりも、
「この人の介護関係の書類ならここを見る」
と決めておくことでした。
制度によって集計する期間が違うのも混乱した
書類を年ごとに整理していて困ったのが、制度によって確認する期間が同じではないことでした。
例えば医療費控除は1月1日から12月31日ですが、高額医療・高額介護合算療養費制度では、原則として毎年8月1日から翌年7月31日までが計算期間になります。
私はこの違いが最初かなり分かりにくく感じました。
そのため、高額医療・高額介護合算を確認するときに追えるよう、
毎年8月から翌年7月までの流れが分かる状態
も意識していました。
単純に「その年のファイル」とだけ分ければ、すべての制度でそのまま使えるわけではありません。
実際に制度を調べるようになってから、
「書類は後から別の手続きでも使うことがある」
と感じるようになりました。
領収書は「もう使わない」と思ってすぐ捨てないようにした
医療や介護の領収書についても、私はすぐには処分しないようにしていました。
医療費控除では、領収書を基に「医療費控除の明細書」を作成した場合、原則としてその領収書を確定申告期限等から5年間保存する必要があります。一定の要件を満たす医療費通知を使用する場合など、保存が不要になるケースもあります。
私自身は、
「あとで医療費控除などを確認するかもしれない」
と考え、医療・介護関係の書類をある程度長めに残すようにしていました。
ただし、これはすべての介護・医療関係書類に一律5年間の保存義務があるという意味ではありません。
書類によって必要性や保存期間は異なるため、処分する前に
「確定申告や別の申請でまだ使わないか」
を確認するようにしていました。
※参考：国税庁「医療費控除に関する手続について」
書類が届いたら「あとで整理」より大まかにでも分けておく
介護をしていて感じたのは、書類は後でまとめて整理しようとすると、思った以上にたまるということです。
その場では不要に見えた書類でも、
「この制度を申請するときに確認したい」
「確定申告で金額を確認したい」
ということが後からありました。
そのため、完璧に整理できなくても、届いた段階で大まかに分けておくようにしていました。